Geschäftsführungsassistenz / Executive Assistant | 100% Remote (m/w/d)

Du m chtest flexibel, schnell und breit arbeiten - und dabei sehr genau sein? Du jonglierst gerne mehrere Themen parallel, ohne dass dir die Details durchrutschen? Du willst nicht eine Rolle mit klaren Grenzen, sondern eine, in der du heute Reiseplanung, morgen ein Erstgespr ch und bermorgen eine Kreditkartenabrechnung machst? Dann lies weiter. Wir sind eine wachsende E-Mail Marketing Agentur und unsere Kunden (E-Commerce Unternehmen) kennst du wahrscheinlich schon aus Die H hle der L wen und deinem Instagram-Feed. In den letzten Jahren sind wir auf 30+ Leute gewachsen, und dieses Jahr wollen wir nochmal kr ftig dazulegen. Damit das gelingt, brauchen wir jemanden, der Thomas (unserem Gesch ftsf hrer) den R cken freih lt - und der die vielen operativen F den zusammenh lt, die unser Unternehmen am Laufen halten. Aufgaben • Executive Support: Du k mmerst dich um Reiseplanung f r Events, Workations und Gesch ftsreisen, trackst Follow-Ups und gibst Thomas Priorisierungs-Support im Tagesgesch ft. • HR & Recruiting: Du steuerst den kompletten Recruiting-Prozess - Stellen online stellen, Lebensl ufe pr fen, Erstgespr che f hren, Kandidaten bergeben. Dazu das Drumherum: Onboarding neuer Hires, Utensilien bestellen, Geburtstagsgeschenke koordinieren, Offboarding sauber durchziehen. • Events & Messen: Du bernimmst die operative Koordination f r OMR, DMEXCO, K5 und andere Events. Hotels, Anreise, Team-Koordination, Pre-Events - du hast den Timetable des Jahres im Kopf und f hrst ihn souver n aus. • Finance-Backup (dauerhaft, 5-10h/Woche): Bestellwesen, Ausgangsrechnungen erstellen, Eingangsrechnungen sammeln, Kreditkartenabrechnung monatlich durchziehen, Stammdatenpflege. Kleine Routine-Themen wie UID-Checks und quartalsweise Provisionen laufen fest mit. • Marketing & Brand Support: Du entwickelst ein Gef hl f r unsere Brand, unterst tzt bei Content-Marketing, f hrst unsere Klaviyo Co-Marketing Antr ge durch und hilfst bei kleineren Go-to-Market-Themen. • Projekt-Support & Ad-hoc: Du setzt einmalige Projekte f r 2026 um - Corporate Benefits, Arbeitgebershop, 1Password-Rollout, neue AGBs in PandaDoc, AVV-Aufr umen. Und springst f r Thomas bei Recherche-Aufgaben, Angebotsvorbereitungen und spontanen Themen ein Office & Operations light: Tools und Subscriptions verwalten, Dokumentenmanagement, saubere Doku f r die gesamte Company aufbauen. Qualifikation • Erfahrung: Du hast mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Rolle - Executive Assistant, Chief of Staff, Founders Associate oder Ops Manager. Idealerweise in einem Startup, einer Agentur oder einem Scale-up. Kein Konzern-Sekretariat. • Hands-on-Mentalit t: Du arbeitest proaktiv, selbststeuernd und vorausschauend. Du planst deine Woche und kennst deine Deadlines. • Tool-Affinit t: Du bist versiert im Umgang mit Google Workspace, Notion, Asana und AI-Tools (ChatGPT, Claude). Neue Tools lernst du schnell. • Buchhaltungsgrundkenntnisse: Du verstehst, was eine Rechnung ist, wie man Belege sauber ablegt und wie Stammdatenpflege funktioniert. • Extreme Flexibilit t: Dein Aufgabenfeld rotiert st ndig - heute HR, morgen Finance, bermorgen Event-Koordination. Das findest du spannend, nicht nervig. • Kommunikationsst rke: Du bist nach au en repr sentabel, nach innen klar. Du weichst schwierigen Gespr chen nicht aus.Sprachkenntnisse: Du sprichst flie end Deutsch und hast solide Englischkenntnisse in Wort und Schrift. Benefits • Payment: Faires Gehalt plus Entwicklungsperspektive in einem schnell wachsenden Unternehmen • Teamkultur: 100 % Remote mit Flexibilit t (z.B. Sport in der Mittagspause) und gleichzeitig klarer Meetingstruktur • Incentive: Mit Ablauf der Probezeit bekommst du eine Sachbezugskarte (Kreditkarte, die jeden Monat mit 50 aufgeladen wird) • Entwicklung: Mentoring durch Thomas, unsere externen Berater und unser stetig wachsendes Company Wiki • Ownership: Du arbeitest direkt mit dem Gesch ftsf hrer zusammen und hast direkten Einfluss auf unsere Prozesse und StrukturenWorkation: Regelm iges Zusammentreffen an verschiedenen Orten - arbeite dort, wo andere Urlaub machen Konnten wir dein Interesse wecken? Was f r eine Frage - wenn du schon bis hierhin gelesen hast, freuen wir uns sehr ber deine Bewerbung. Thomas und das ganze Team von MAILODY freuen sich von dir zu lesen! Disclaimer: Dein Alter ist nicht ausschlaggebend. Obwohl wir ein sehr junges Team sind, sind jegliche Altersklassen gerne gesehen. Diese Stellenausschreibung beschr nkt sich rein auf Deutschland. Find Jobs in Germany on Arbeitnow